नमस्कार पाठक,
आजकल, हम ईमेल के माध्यम से अधिक से अधिक संवाद करते हैं। हम दोस्तों, रिश्तेदारों, सहकर्मियों या ग्राहकों को कुछ लिखने के लिए ईमेल संचार का उपयोग करते हैं। जो कोई भी आपके ईमेल का प्राप्तकर्ता है, यह बहुत महत्वपूर्ण होता जा रहा है कि आप प्रभावी ढंग से ईमेल लिखें। जैसा कि आप जानते हैं, प्रभावी ईमेल लिखकर, आप अपना समय, दूसरे व्यक्ति का समय बचा सकते हैं और आप दूसरे छोर से अधिक विश्वास और विश्वास जीत सकते हैं।
ईमेल का जवाब जल्द से जल्द दें
अधिक से अधिक लोग ईमेल के माध्यम से एक दूसरे से संपर्क करते हैं। भले ही वे सीधे उल्लेख करें या न करें, वे शीघ्र प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं। जुपिटर रिसर्च के एक अध्ययन से संकेत मिलता है कि 35% ग्राहक छह घंटे के भीतर जवाब की उम्मीद करते हैं, अतिरिक्त 55% 24 घंटे के भीतर प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं। हालांकि बहुत से लोग प्रतिक्रिया समय पर ध्यान केंद्रित करते हैं, सामग्री उतनी ही महत्वपूर्ण है। उसी अध्ययन से संकेत मिलता है कि पूरी तरह से प्रतिक्रिया की कमी (45%) ऑनलाइन ग्राहकों को भविष्य की खरीद पर विचार करते समय कंपनी को नकारात्मक रूप से देखने का कारण बनेगी।
ईमेल लिखने की कला सीखें
खराब तरीके से तैयार किए गए ईमेल आगे और पीछे अतिरिक्त ईमेल उत्पन्न करेंगे, जो संभावित रूप से आपका अधिक समय खा रहे हैं। इससे भी बदतर, वे आपके सबसे महंगे चैनल - आपके फोन पर अनावश्यक कॉल कर सकते हैं। ऐसे में ग्राहकों का गुस्सा और निराशा होना लाजमी है।
ईमेल प्रत्युत्तरों को लिखने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं जो संपूर्ण और उपयुक्त दोनों हैं:
1. अपनी प्रतिक्रिया को प्रारूपित करें ताकि इसे स्क्रीन पर पढ़ना आसान हो। बहुत लंबे वाक्यों का उपयोग करके ईमेल न लिखें, जो क्षैतिज रूप से लंबे हों। प्रत्येक पंक्ति छोटी होनी चाहिए। आदर्श रूप से, प्रत्येक पंक्ति में 5-6 शब्द ही लिखें और उससे अधिक नहीं।
2. सुनिश्चित करें कि विषय पंक्ति प्राप्तकर्ता के लिए संक्षिप्त और अर्थपूर्ण है ... न केवल एक सामान्य
"मार्केटिंग टीम से प्रतिक्रिया" बल्कि सावधान रहें कि यह स्पैम की तरह नहीं दिखता है।
3. प्रति पैराग्राफ एक विषय रखें। इसका अलग से रिक्त पंक्तियों में उल्लेख करें, ताकि इसे पढ़ने और समझने में आसानी हो।
4. संक्षिप्त रहें। अपने संदेश को व्यक्त करने के लिए यथासंभव कम शब्दों का प्रयोग करें। अधिक बेहतर नहीं है जब
यह ईमेल पर आता है। एक ईमेल को इलेक्ट्रॉनिक पत्र के रूप में नहीं माना जाता है।
5. सरल, घोषणात्मक वाक्यों का प्रयोग करें। तीसरी या चौथी कक्षा के दर्शकों के लिए लिखें,
खासकर यदि आप ऐसे टेम्पलेट बना रहे हैं जो स्वचालित रूप से भेजे जाते हैं। आप
अपने प्रेषक के शिक्षा स्तर या अंग्रेजी भाषा के साथ प्रेषक के आराम के स्तर को नहीं जानते हैं।
6. मूल ईमेल के लहजे के प्रति संवेदनशील रहें। यदि प्रेषक
आपकी ओर से किसी त्रुटि के कारण परेशान है , तो त्रुटि को स्वीकार करें। स्पष्ट रूप से बताएं कि आप स्थिति को ठीक करने के लिए क्या कर रहे हैं।
7. सुनिश्चित करें कि आपने मूल पूछताछ में पूछे गए सभी प्रश्नों का उत्तर दिया है। एक आंशिक उत्तर
प्रेषक को निराश करता है और अतिरिक्त संपर्कों में परिणाम देता है। यह
प्रतिक्रिया भेजने वाली कंपनी को अयोग्य भी बनाता है ।
8. यह स्पष्ट करें कि आप आगे क्या कार्रवाई करेंगे और लेखक
आपसे अगले संपर्क की अपेक्षा कब कर सकता है ।
9. ऑर्डर नंबर/केस नंबर या कोई पुरानी जानकारी जो आपको याद हो, केवल तभी न मांगें जब कोई मूल ईमेल में शामिल हो ... बहुत बुनियादी लगता है, लेकिन कभी-कभी लोग ईमेल में बहुत स्पष्ट जानकारी याद करते हैं।
10. प्रेषक को केवल अपनी वेब साइट पर जाने के लिए न कहें। कई मामलों में, वे पहले से ही
वेब साइट पर जा चुके हैं और वे उत्तर नहीं खोज पाए जिन्हें वे ढूंढ रहे थे। यदि आप चाहते हैं कि वे जाएं
वेब साइट पर वापस, पाठक को आवश्यक सटीक जानकारी के लिए एक सीधा लिंक प्रदान करें।
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